¿Terminé la relación con un cliente, qué hago ahora?

Esta consulta nos la hacen frecuentemente, en relación a qué tiempo y qué documentos se deben guardar después de finalizar la relación con un cliente, o si han perdido contacto con el mismo y por tanto han decidido dar por terminada la relación comercial. 

El artículo 29 de la Ley 23 de 27 de abril de 2015, subrogado por la Ley 70 de 2019, establece lo siguiente: 

“Actualización de registros y su resguardo. Los sujetos obligados financieros, los sujetos obligados no financieros y actividades realizadas por profesionales sujetas a supervisión deberán mantener actualizados todos los registros de la información y documentación de debida diligencia que se lleve a cabo para la identificación y verificación de la persona natural y del beneficiario final de las personas jurídicas u otras estructuras jurídicas.

En los casos de aquellos clientes identificados como de alto riesgo, atendiendo a los resultados de la evaluación de riesgo realizada por los sujetos obligados financieros, los sujetos obligados no financieros y actividades realizadas por profesionales sujetas a supervisión, la actualización de todos los registros de la información y documentación de debida diligencia deberá realizarse como mínimo una vez al año.

Igualmente, resguardarán la información, documentación de la debida diligencia del cliente y del beneficiario final, así como los registros de las operaciones realizadas, por un período mínimo de cinco años, contado a partir de la terminación de la relación profesional, que hagan posible el conocimiento de este y la reconstrucción de sus operaciones”.

Como se puede apreciar, usted debe resguardar toda la documentación relacionada con el cliente por un período mínimo de cinco años contados a partir del término de la relación comercial, lo cual es importante que quede documentado a través de una nota de la persona responsable de cumplimiento. A través de este mecanismo, usted podrá demostrar ante la autoridad supervisora, desde cuando y porqué se decidió terminar dicha relación comercial. 

Adicionalmente, este artículo establece que la información de debida diligencia debe estar actualizada, y en el caso de clientes de alto riesgo, dicha actualización debe realizarse como mínimo una vez al año, pudiendo incluso ser un tiempo menor, de acuerdo con los parámetros establecidos en su propia metodología de riesgo y su manual de cumplimiento. 

Es muy importante que la información esté actualizada en sus expedientes, para que si es el caso, el organismo supervisor se la pida, la tenga completa y en perfecta forma para poder entregarla si fuera el requerimiento solicitado. De igual manera, es importante que, si la relación comercial ha terminado, mantenga todos los registros por el período mínimo de cinco años que indica la Ley.